L’archiviazione digitale dei documenti nell’ambito della Pubblica Amministrazione è un tema complesso ma essenziale, strettamente legato ai piani triennali per l’informatica e alle linee guida fornite dall’Agid – Agenzia per l’Italia Digitale.
La rivoluzione digitale nella PA: l’archiviazione cloud
Fino a oggi, l’archiviazione digitale è stata basata sull’uso di dischi rigidi o hardware dedicati, con una capacità di memoria limitata. L’archiviazione cloud, invece, utilizza server remoti per memorizzare i dati, rendendo le informazioni accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a internet. I dati vengono successivamente ospitati in Data Center gestiti da provider cloud che garantiscono sistemi di sicurezza avanzati come la crittografia o l’autenticazione a due fattori conformi alle normative vigenti.
Quando un file viene caricato nel cloud, il provider lo duplica su diversi server, garantendo così l’accessibilità continua e la ridondanza. Questo aspetto è essenziale per assicurare che le informazioni siano sempre disponibili, indipendentemente da eventuali problemi tecnici nei Data Center.
Quali sono i vantaggi del cloud per le PA?
I vantaggi offerti dalla gestione documentale in cloud, per le Pubbliche Amministrazioni, sono notevoli, migliorando l’efficienza e la flessibilità operativa.
L’accesso ai dati da diversi uffici facilita la collaborazione e aumenta l’efficienza. I servizi cloud forniscono protocolli rigorosi di sicurezza e soluzioni avanzate di backup e recovery, assicurando la protezione e la reperibilità immediata dei dati.
La digitalizzazione e la conservazione dei documenti secondo le linee guida AgID (in vigore dal 2022), semplificano i processi e garantiscono la conformità alle normative in evoluzione. Questo modello rappresenta non solo un risparmio economico ma anche un approccio innovativo alla gestione dei sistemi informativi, intensificando il rapporto tra gli enti pubblici e i cittadini.
Il futuro? Strategia cloud first
Per un futuro orientato alla digitalizzazione, le Pubbliche Amministrazioni devono adottare il principio “cloud first” che prevede l’adozione prioritaria di soluzioni cloud per rispondere alle esigenze tecnologiche del Paese. Il cloud semplifica la gestione delle risorse, accelera l’implementazione dei servizi e riduce la frammentazione dei sistemi informativi. Questo approccio, elimina la necessità di investimenti in infrastrutture on-premise e consente alle organizzazioni di pagare solo per le risorse effettivamente utilizzate migliorando anche l’efficienza economica.
Cloud computing: la soluzione per la gestione dei documenti nella PA
Il cloud computing, tramite i modelli IaaS e SaaS, organizza la gestione documentale nella Pubblica Amministrazione. L’IaaS garantisce un’archiviazione sicura, mentre il SaaS offre un accesso on-demand alle applicazioni software, eliminando la necessità di gestione locale del software.
Entrambi i modelli aumentano la produttività e la tutela delle informazioni, rendendo il cloud una soluzione ideale per l’archiviazione digitale delle pubbliche amministrazioni.
Sfide e opportunità future con il Polo Strategico Nazionale (PSN)
La Pubblica Amministrazione deve affrontare la gestione di un volume di documenti sempre più cospicuo, proteggendone l’autenticità e l’integrità nel tempo. È importante scegliere provider capaci di supportare una gestione documentale altamente personalizzata, conforme alle normative vigenti. La sicurezza dei dati critici è prioritaria e il Polo Strategico Nazionale offre un cloud affidabile e sicuro, proteggendo l’inalterabilità dei dati a lungo termine.
L’archiviazione digitale è un’opportunità da non sottovalutare per la Pubblica Amministrazione: con un approccio strategico, gli strumenti adeguati e una visione lungimirante, la PA può abbracciare un futuro digitale al servizio dei cittadini.
